Heute wird der umfangreiche Schriftverkehr in der Personalverwaltung häufig noch unmittelbar mit einer Textverarbeitungssoftware erstellt. Hauptsächlich kommt dabei Microsoft® Word zum Einsatz. Zwar werden die verschiedenen Dokumente als Vorlagen vorgehalten, müssen aber von der Personalsachbearbeitung bei jedem Vorgang noch einzeln ausgefüllt werden. Dieser Vorgang ist zeit- und arbeitsintensiv und birgt darüber hinaus auch immer die Gefahr von Übertragungsfehlern.
Mit unserer Lösung kann die Personalsachbearbeitung Dokumente wie Arbeitsverträge, Anschreiben, Formulare, Urkunden usw. unmittelbar aus dem SAP®-System heraus erstellen. Die im System für die Dokumente erforderlichen Daten werden direkt in die Schriftstücke eingefügt. Die Dokumentengenerierung kann dabei individuell, im Zusammenhang mit Personalmaßnahmen oder für eine Vielzahl von Empfängern auch als Serienbrief durchgeführt werden.
Als Basis wird dafür eine bereits im SAP NetWeaver® vorhandene Funktionalität genutzt, außer Microsoft® Word sind keine weiteren externen Komponenten, Server oder separate Hardware erforderlich. Die Erstellung der Vorlagen erfolgt in Microsoft® Word in Verbindung mit dem Customizing im SAP®-System und unterliegt vollständig dem Change- und Transport-Management des SAP®-Systems. Dadurch ist stets ein konsolidierter Versionsstand im SAP®-System vorhanden.
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